Wat zijn subsidiabele kosten ?
Of het nu gaat om een innovatieproject, verduurzamingstraject of scholingsinitiatief—de kern van een succesvolle aanvraag ligt vaak in de onderbouwing van de kosten. Maar wat valt nu precies wel en niet onder subsidiabele kosten? En hoe verschilt dit per regeling? In dit artikel zetten we de belangrijkste principes op een rij, aangevuld met concrete voorbeelden per type subsidieprogramma.
Subsidiabele kosten zijn de uitgaven die binnen een subsidieprogramma in aanmerking komen voor (gedeeltelijke) vergoeding. De regeling stelt voorwaarden aan:
- Soorten kosten (bijvoorbeeld loonkosten, materiaalkosten, advieskosten)
- Type uitgaven (directe vs. indirecte kosten)
- Periode waarin de kosten vallen
- Kosten die niet elders worden gefinancierd (dubbele financiering is uitgesloten)
De precieze definitie verschilt per regeling en staat vaak omschreven in een regelingstekst, toelichting of leidraad voor aanvragers. Het is aan de subsidieadviseur om de begroting hierop zorgvuldig af te stemmen.
Basisprincipes bij het bepalen van subsidiabele kosten
Hoewel iedere regeling zijn eigen voorwaarden kent, hanteren de meeste subsidieregelingen enkele gemeenschappelijke principes:
- Directe projectkosten
Kosten die rechtstreeks toe te wijzen zijn aan de uitvoering van het project. Denk aan:
- Salariskosten voor projectmedewerkers
- Aanschaf van specifieke apparatuur
- Kosten voor prototyping of testen
- Indirecte kosten (vaak forfaitair)
Denk aan huisvestingskosten of kantoorfaciliteiten. Veel regelingen hanteren een vast percentage (bijvoorbeeld 15% van de directe personeelskosten) als forfaitaire toeslag voor deze kosten.
- Kosten binnen de projectperiode
Alleen kosten die worden gemaakt ná de startdatum en vóór de einddatum van het project tellen mee. Aanloop- en afsluitkosten vallen hier vaak buiten, tenzij anders aangegeven.
- Marktconforme tarieven
Kosten moeten onderbouwd worden met offertes, marktprijzen of standaardtarieven. Exorbitante uurtarieven of kunstmatig hoge inkoopprijzen worden afgewezen.
- Geen dubbele financiering
Een kostenpost mag slechts eenmaal gesubsidieerd worden. Bijvoorbeeld: een loonkostensubsidie mag niet worden gecombineerd met een fiscale regeling over dezelfde uren.
Voorbeelden per type regeling
Hieronder lichten we per categorie enkele veelvoorkomende subsidiabele kosten toe, inclusief nuances uit bekende regelingen:
- Innovatiesubsidies (bijv. MIT, Eurostars, Horizon Europe)
Innovatiegerichte programma’s vergoeden doorgaans:
- Loonskosten projectmedewerkers: op basis van een vast uurloon of werkelijke loonkosten.
- Materiaalkosten en verbruiksgoederen: bijvoorbeeld testmaterialen, chemicaliën, printplaten.
- Kosten voor prototyping en pilotinstallaties
- Externe expertise: ingekochte kennis, engineering, softwareontwikkeling.
- Octrooikosten: met name indien gericht op het beschermen van resultaten.
Let op: binnen Europese regelingen worden vaak strikte eisen gesteld aan de kostencategorieën, zoals “personnel”, “travel”, “other direct costs”, en moeten de kosten via tijdschrijvingen en facturen herleidbaar zijn.
- Fiscale regelingen (bijv. WBSO)
Bij de WBSO zijn vooral loonkosten en zelfstandigenuren subsidiabel. Belangrijke aandachtspunten:
- Alleen uren van medewerkers die daadwerkelijk speur- en ontwikkelingswerk verrichten
- Uren moeten onderbouwd worden via een sluitende tijdregistratie
- Bij zelfstandigen geldt een ondergrens van 500 uren per kalenderjaar
Materiaalkosten en externe kosten zijn niet subsidiabel binnen de WBSO. Wel zijn deze mogelijk in te brengen via aanvullende regelingen zoals de Innovatiebox.
III. Verduurzamingssubsidies (bijv. DEI+, SDE++, EIA)
Bij deze regelingen zijn meestal investeringskosten subsidiabel, mits ze bijdragen aan CO₂-reductie of energie-efficiëntie. Voorbeelden:
- Aanschaf van duurzame installaties (warmtepompen, elektrolysers)
- Bouw- en installatiekosten voor energie-infrastructuur
- Engineering- en haalbaarheidsstudies (voorafgaand aan de investering)
Niet subsidiabel zijn vaak:
- Kosten voor reguliere bedrijfsvoering
- Onderhoudskosten
- Grondkosten of leasecomponenten
Let op: bij fiscale regelingen zoals de EIA wordt gewerkt met een energie-investeringslijst. Alleen goedgekeurde technologieën komen in aanmerking.
- Human capital-regelingen (bijv. SLIM, MKB Idee)
Deze regelingen richten zich op de ontwikkeling van personeel, met subsidiabele kosten zoals:
- Externe trainingen en opleidingen
- Uren voor het ontwikkelen van opleidingsprogramma’s
- Inhuur van adviseurs of opleidingskundigen
- Licenties voor leermanagementsystemen
Intern opleidingskosten (zoals loonkosten tijdens het volgen van een training) zijn vaak niet subsidiabel, tenzij de regeling daar expliciet ruimte voor biedt.
- Europese structuurfondsen (bijv. EFRO, POP3/GLB)
EFRO- en POP-regelingen hanteren vaak gedetailleerde regels voor subsidiabele kosten, waaronder:
- Uren van projectmanagement
- Aanschaf van innovatieve apparatuur
- Advies- en begeleidingskosten
- Publiekscommunicatie en disseminatie
Voor POP3-projecten in de agro- en visserijsector gelden sectorale uitzonderingen. Er is bijvoorbeeld specifieke aandacht voor investeringen in kringlooplandbouw, innovatie in ketens, en jonge landbouwers.
Ook hier geldt vaak een verplichte cofinanciering, waarbij bijvoorbeeld 40% subsidie wordt verstrekt en 60% privaat moet worden opgebracht.
Tips voor het onderbouwen van subsidiabele kosten
Enkele aanbevelingen:
- Gebruik kostenmodellen en sjablonen: werk met standaardformats die aansluiten bij de regeling.
- Houd rekening met forfaits: veel programma’s kennen vereenvoudigde kostensystemen die efficiënter werken dan het declareren van werkelijke kosten.
- Vraag meerdere offertes op: zeker bij externe inhuur of grote investeringen.
- Denk aan de btw-status: alleen niet-aftrekbare btw is vaak subsidiabel.
- Controleer de definities in de regeling: zelfs ogenschijnlijk eenvoudige termen als “advieskosten” of “hardware” kunnen anders geïnterpreteerd worden.