Samenvatting
De Kaderregeling is het “vangnet” waarmee de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) activiteiten financieren die niet onder een specifieke subsidieregeling vallen maar wél bijdragen aan hun beleid. Zowel projectorganisaties als instellingen kunnen subsidie aanvragen om projecten (max. 5 jaar) of structurele activiteiten (per kalenderjaar) uit te voeren. Het bijzondere is dat één regeling drie ministeries bestrijkt en daarmee een breed spectrum aan maatschappelijke doelen ondersteunt, van gezondheid tot emancipatie.
Wat is de Kaderregeling ?
De Kaderregeling subsidies OCW, SZW en VWS is het wettelijke kader waarmee de drie ministeries instellings- en projectsubsidies verstrekken. Zij vergoedt (een deel van) de kosten van activiteiten die:
- passen binnen het onderwijs-, onderzoeks- of emancipatiebeleid (OCW);
- bijdragen aan gezondheid, welzijn of sport van landelijke betekenis (VWS);
- bevorderen van werkgelegenheid, arbeidsvoorwaarden of sociale zekerheid (SZW).
Aanvragen moeten vóór de start van de activiteiten worden ingediend; terugwerkende kracht is niet toegestaan.
Voor wie is de Kaderregeling bedoeld ?
| Doelgroep | Voorbeelden | Toelichting/voorwaarden |
| Sectoren/branches | Zorg, welzijn, sport, onderwijs, wetenschap, arbeidsmarkt | Activiteiten moeten landelijke betekenis hebben. |
| Type aanvragers | Stichtingen, verenigingen, (onderwijs-)instellingen, kennis- en onderzoekscentra, sportbonden, branche- of patiëntenorganisaties | Zowel non-profit als publiek gefinancierde organisaties; commerciële partijen doorgaans uitgesloten. |
| Aanvullend | – | Organisatie is in NL gevestigd en belastingplichtig; activiteiten vinden in de EU plaats. |
Wat is het doel van de subsidie ?
De ministeries willen maatschappelijke en beleidsdoelen versnellen zonder voor elk initiatief een aparte regeling op te zetten. De subsidie is succesvol wanneer de gesubsidieerde activiteit aantoonbaar bijdraagt aan:
- betere gezondheid, sterke sociale cohesie of meer sportparticipatie (VWS);
- kwalitatief goed en toegankelijk onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (OCW);
- een inclusieve arbeidsmarkt en sociaal-economische veerkracht (SZW).
Dit wordt bereikt door (gedeeltelijke) financiële ontlasting van organisaties, zodat zij innovatieve of structurele activiteiten kunnen uitvoeren die anders niet (volledig) haalbaar zijn.
Waarvoor kunt u subsidie uit de Kaderregeling ontvangen ?
- Investeringen in apparatuur of digitale infrastructuur die cruciaal is voor het project/doel.
- Personeelskosten voor uitvoerend, coördinerend of ondersteunend personeel.
- Opleidings- en trainingskosten voor professionals of vrijwilligers.
- Samenwerkingsprojecten tussen onderwijs-, zorg- of welzijnsinstellingen.
- Onderzoek en ontwikkeling dat nieuwe kennis, methodieken of interventies oplevert.
Niet-subsidiabel zijn reguliere exploitatie- en huisvestingskosten die geen directe link met de activiteit hebben.
Hoeveel subsidie kunt u krijgen
Er gelden geen vaste bedragen of percentages; DUS-I beoordeelt per aanvraag welke kosten redelijk en noodzakelijk zijn. Richtpunten:
| Element | Kenmerk |
| Max. projectduur | 5 jaar (projectsubsidie) |
| Instellingssubsidie | Jaarlijks, voor structurele activiteiten |
| Budget | Komt uit de jaarbegroting van OCW, SZW of VWS; wordt jaarlijks vastgesteld bij Voorjaars- en Miljoenennota. |
| Procedure | Geen tender; aanvragen worden individueel beoordeeld op inhoud en fiscale ruimte (first come, first served binnen begrotingskaders). |
Wat zijn de voorwaarden ?
- Inhoudelijk – Activiteit past aantoonbaar binnen de beleidsprioriteiten van het betreffende ministerie; landelijke relevantie; heldere doelen en indicatoren.
- Administratief – Projectplan, begroting, de-minimis-verklaring (indien van toepassing), governance- en risicoparagraaf.
- Termijnen – Subsidie vóór aanvang aangevraagd; verantwoording uiterlijk 6 maanden na afloop boekjaar of project; activiteiten starten binnen 1 jaar na beschikking.
- Uitsluitingen – Dubbele financiering, commerciële winstoogmerk-activiteiten, kosten buiten de EU.
- Accountantscontrole is voorgeschreven via het accountantsprotocol Kaderregeling OCW/SZW/VWS.
Kaderregeling-subsidie aanvragen
Voorbereiding
Een zorgvuldige voorbereiding is belangrijk voor een succesvolle subsidieaanvraag. Subwerk verzorgt deze voorbereiding volledig voor u, zodat u zich kunt richten op de inhoudelijke uitvoering van uw maatschappelijke ambities.
- Subsidiemodule-identificatie
De Kaderregeling OCW, SZW en VWS is een overkoepelend subsidiekader waarbinnen verschillende subsidiemodules worden gepubliceerd. Subwerk analyseert het actuele subsidielandschap en bepaalt welke regeling inhoudelijk en organisatorisch het beste aansluit bij uw doelen.
- Beleidsmatige en inhoudelijke afstemming
Subwerk vertaalt uw projectidee naar een beleidsmatig onderbouwd voorstel dat naadloos aansluit op de doelstellingen van het betreffende ministerie. We zorgen voor een helder betoog waarin de maatschappelijke meerwaarde, de aanpak en de verwachte resultaten scherp zijn geformuleerd – in lijn met de eisen van de subsidieverstrekker.
- Organisatorische en financiële voorbereiding
Wij controleren of uw organisatie voldoet aan de formele deelname-eisen (zoals rechtsvorm, doelstelling, financiële positie en eventueel samenwerkingsverbanden). Subwerk stelt daarnaast een sluitende projectbegroting op die voldoet aan de subsidiabele kostensoorten en, indien van toepassing, de cofinancieringseisen.
- Planning en randvoorwaarden
Subwerk stelt een realistische tijdslijn op en bewaakt de deadlines voor indiening. Indien aanvullende stukken nodig zijn, zoals bestuursverklaringen, samenwerkingsafspraken of statuten, regisseren wij de verzameling en integratie daarvan in het subsidiedossier.
Aanvraagprocedure
Subwerk schrijft en dient het volledige subsidievoorstel in bij de verantwoordelijke uitvoeringsinstantie, zoals RVO, DUS-I of een ander agentschap.
- Uitwerking van het subsidiedossier
Subwerk schrijft het volledige projectplan, inclusief doelen, doelgroepomschrijving, activiteitenplanning, verwachte maatschappelijke impact, en evaluatiestructuur. Ook de begroting en toelichting worden door ons opgesteld volgens het vereiste format.
- Digitale indiening
Subwerk dient de aanvraag digitaal in via het juiste subsidieloket, met gebruik van eHerkenning. Wij zorgen voor de correcte opbouw en volgorde van alle onderdelen, zodat uw aanvraag direct administratief en inhoudelijk in behandeling kan worden genomen.
- Beleidskoppeling en positionering
In elke aanvraag leggen wij expliciet de koppeling met het relevante beleidskader van OCW, SZW of VWS. We positioneren het project zodanig dat het aansluit bij actuele politieke en maatschappelijke opgaven, waarmee de kans op honorering aanzienlijk wordt vergroot.
Beoordeling
Na indiening beoordeelt de subsidieverstrekker uw aanvraag op basis van inhoudelijke kwaliteit, haalbaarheid en relevantie. Subwerk bewaakt deze fase en onderhoudt het contact met de beoordelende instantie.
- Inhoudelijke en financiële toetsing
De beoordeling richt zich op uitvoerbaarheid, effectiviteit, kostenefficiëntie en beleidsrelevantie. Subwerk zorgt ervoor dat alle toetsingscriteria volledig zijn afgedekt in het voorstel en anticipeert op veelvoorkomende beoordelingsvragen.
- Aanvullingsverzoeken of verduidelijkingen
Indien de beoordelaar aanvullende informatie opvraagt, stelt Subwerk een passende en overtuigende toelichting op. We reageren snel en adequaat om het proces soepel te laten verlopen.
- Toekenningsbeschikking
Na een positieve beoordeling ontvangt u een beschikking waarin de subsidie wordt toegekend. Subwerk controleert deze beschikking op volledigheid, juistheid en uitvoerbaarheid en licht u toe wat de volgende stappen zijn.
Na toekenning
Ook na toekenning blijft Subwerk intensief betrokken. Wij zorgen ervoor dat u voldoet aan alle subsidievoorwaarden en dat de financiële en inhoudelijke verantwoording tijdig en correct plaatsvindt.
- Administratieve inrichting en monitoring
Subwerk helpt u bij het opzetten van een administratie die aansluit bij de verantwoordingsvereisten. Denk aan urenregistratie, voortgangsverslagen en bewijsstukken van gemaakte kosten. Wij leveren formats aan of implementeren samen met u een systeem dat voldoet aan de eisen.
- Voortgangs- en eindrapportage
Subwerk stelt de vereiste inhoudelijke en financiële rapportages voor u op, waaronder voortgangsrapportages, subsidieverantwoordingen en eventuele accountantsverklaringen. Wij zorgen dat de rapportage niet alleen feitelijk klopt, maar ook strategisch inspeelt op mogelijke vervolgsubsidies.
- Wijzigingsverzoeken of afwijkingen
Als er tijdens de uitvoering afwijkingen ontstaan van het oorspronkelijke plan of budget, stelt Subwerk wijzigingsverzoeken op die passen binnen de regeling en de instellingsvoorwaarden.
Belangrijke data en deadlines
- Indienen - Doorlopend, maar vóór start activiteiten (min. 8 weken vooraf geadviseerd).
- Projectsubsidie-duur - Max. 5 jaar; einddatum vastgelegd in beschikking.
- Jaarlijkse instellingssubsidie - Verantwoording binnen 6 maanden na einde boekjaar.
- Melden wijzigingen - Onverwijld via het Subsidieplatform of OCW-e-mail.
Veelgestelde vragen
Wat is de Kaderregeling en waarvoor dient deze?
De Kaderregeling vormt het algemene juridische kader voor het verstrekken van subsidies door de ministeries van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Deze regeling biedt een uniforme set van regels en procedures die van toepassing zijn op uiteenlopende subsidieregelingen binnen deze drie ministeries. Het doel is het waarborgen van transparantie, rechtsgelijkheid en zorgvuldigheid bij subsidieverlening. De regeling bevat bepalingen over onder andere aanvragen, verplichtingen, bevoorschotting, verantwoording en vaststelling.
Welke typen subsidies vallen onder deze regeling?
De Kaderregeling maakt onderscheid tussen twee hoofdcategorieën:
- Projectsubsidies: Deze worden verstrekt voor activiteiten met een tijdelijk karakter, zoals pilots, tijdelijke programma’s of afgebakende beleidsinterventies. De maximale looptijd bedraagt doorgaans vijf jaar.
- Instellingssubsidies: Deze zijn bedoeld voor structurele, reguliere activiteiten van instellingen met een langdurige relatie met een ministerie. Dit type subsidie wordt meestal per kalender- of boekjaar toegekend. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid verstrekt doorgaans geen instellingssubsidies onder deze regeling.
Hoe en wanneer kan een subsidie worden aangevraagd?
Een subsidieaanvraag moet worden ingediend vóór de start van de voorgenomen activiteiten. De aanvraag dient te voldoen aan de voorwaarden die in de specifieke subsidieregeling zijn vastgesteld, en moet doorgaans vergezeld gaan van een activiteitenplan en een sluitende begroting. Voor de aanvraag wordt gebruikgemaakt van een vastgesteld aanvraagformulier. Sommige subsidieregelingen kennen specifieke indieningsperiodes of -deadlines. Een tijdige en volledige indiening is essentieel voor een goede beoordeling.
Welke verplichtingen gelden er na subsidieverlening?
Subsidieontvangers zijn verplicht verantwoording af te leggen over de besteding van het subsidiebedrag en de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten. De omvang van de verantwoordingsverplichting is afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag:
- Tot €25.000: Verantwoording bestaat doorgaans uit een kort activiteitenverslag of een eenvoudige realisatieverklaring.
- Van €25.000 tot €125.000: Er is een uitgebreidere verantwoording vereist, vaak in de vorm van een inhoudelijk verslag en een financieel overzicht.
- Vanaf €125.000: De ontvanger moet een volledige financiële verantwoording overleggen, inclusief een controleverklaring van een accountant volgens een voorgeschreven protocol.
De exacte vereisten kunnen per subsidieregeling verschillen.
Binnen welke termijn moet de subsidie worden vastgesteld?
Na afloop van de activiteiten of het subsidiejaar moet de subsidieontvanger binnen een vastgestelde termijn een aanvraag tot subsidievaststelling indienen. Deze termijn bedraagt in de regel 22 weken na het verstrijken van het subsidiejaar of de uiterste datum waarop de activiteiten hadden moeten zijn uitgevoerd. Het niet (tijdig) indienen van een vaststellingsverzoek kan gevolgen hebben voor de definitieve vaststelling en kan leiden tot een lagere toekenning of terugvordering.
Wat zijn de gevolgen als niet wordt voldaan aan de subsidievoorwaarden?
Indien blijkt dat een subsidieontvanger zich niet heeft gehouden aan de gestelde voorwaarden, kan dit leiden tot een herziening van de verleende subsidie. Mogelijke gevolgen zijn:
- Bijstelling of intrekking van de subsidie: De hoogte van het toegekende bedrag kan worden aangepast, of de subsidie kan geheel worden ingetrokken.
- Terugbetaling van ontvangen bedragen: Onterecht ontvangen of niet rechtmatig bestede subsidies kunnen worden teruggevorderd.
- Uitsluiting van toekomstige subsidieverlening: Ernstige of herhaalde schendingen kunnen gevolgen hebben voor toekomstige aanvragen.
Het is dus van belang om tijdig te rapporteren, de administratie op orde te houden en afwijkingen direct te melden.
Hoe wordt een subsidieaanvraag beoordeeld en wat zijn de belangrijkste beoordelingscriteria?
Een subsidieaanvraag wordt beoordeeld aan de hand van een aantal vooraf vastgestelde criteria, die kunnen verschillen per specifieke subsidieregeling, maar doorgaans onder de volgende categorieën vallen:
- Beleidsmatige relevantie: De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd moeten aantoonbaar bijdragen aan de beleidsdoelen van het betreffende ministerie. Dit wordt beoordeeld aan de hand van het ingediende activiteitenplan en de mate waarin het project past binnen de strategische prioriteiten.
- Uitvoerbaarheid: De organisatie moet aantonen over voldoende capaciteit, kennis en ervaring te beschikken om de activiteiten daadwerkelijk uit te voeren binnen de gestelde termijn en binnen het aangevraagde budget.
- Financiële onderbouwing: De begroting moet realistisch, transparant en sluitend zijn. Kosten moeten in verhouding staan tot de beoogde resultaten. Mede op basis hiervan wordt het aangevraagde subsidiebedrag gewogen.
- Efficiëntie en effectiviteit: In hoeverre levert de besteding van publieke middelen aantoonbaar maatschappelijk nut op? Is het resultaat duurzaam, schaalbaar of overdraagbaar?
- Samenwerking of innovatie (indien van toepassing): Sommige subsidieregelingen stimuleren samenwerking tussen partijen of innovatieve aanpakken. In dat geval wordt ook hier specifiek op beoordeeld.
De uiteindelijke beslissing wordt doorgaans genomen door de minister of een gemachtigde ambtenaar, al dan niet geadviseerd door een externe beoordelingscommissie. Bij een overschrijding van het beschikbare subsidiebudget kan loting of rangschikking plaatsvinden.