Subsidieconvenant
Wanneer de samenwerking tussen subsidieverstrekker en subsidieontvanger structureel, omvangrijk of langdurig van aard is, kiezen veel partijen ervoor om de wederzijdse afspraken vast te leggen in een subsidieconvenant. Dit convenant vormt dan het fundament onder de subsidiëring en geeft beide partijen duidelijkheid over de verwachtingen, verantwoordelijkheden en procedures. In dit artikel leest u wat een subsidieconvenant is, waarom het wordt opgesteld, welke onderdelen erin terugkomen en wanneer het raadzaam is om er een op te stellen.
Wat is een subsidieconvenant ?
Een subsidieconvenant is een schriftelijke overeenkomst tussen een subsidieverstrekker (vaak een overheid, zoals een gemeente, provincie of ministerie) en een subsidieontvanger (bijvoorbeeld een maatschappelijke organisatie, zorginstelling of culturele instelling). In het convenant worden niet alleen de afspraken vastgelegd over de subsidie zelf, maar ook over bredere uitgangspunten van samenwerking, zoals beleidsdoelstellingen, verantwoordingsmethoden en wederzijdse verwachtingen.
In tegenstelling tot een subsidiebeschikking, die vooral juridisch en formeel van aard is, heeft een convenant vaak een meer strategisch en relationeel karakter. Het wordt meestal gesloten bij structurele of meerjarige subsidies.
Waarom een subsidieconvenant ?
Er zijn verschillende redenen waarom partijen kiezen voor het opstellen van een subsidieconvenant:
- Langdurige relatie formaliseren
Wanneer een subsidie niet eenmalig is, maar jaarlijks of over meerdere jaren wordt verstrekt, is het zinvol om de samenwerking te verankeren in duidelijke afspraken. Dit voorkomt misverstanden en biedt continuïteit. - Beleidsmatige doelen koppelen aan uitvoering
Een convenant is bij uitstek geschikt om beleidsdoelstellingen te vertalen naar concrete inspanningsverplichtingen bij de subsidieontvanger. Denk aan prestatie-indicatoren, samenwerking met partners of deelname aan beleidsdialoog. - Flexibiliteit en wederkerigheid
In tegenstelling tot subsidiebeschikkingen biedt een convenant ruimte voor onderlinge afstemming, maatwerk en gezamenlijk overleg. De samenwerking krijgt meer een partnerschapskarakter dan een opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie. - Efficiëntere verantwoording
Bij structurele subsidierelaties kunnen afspraken worden gemaakt over vereenvoudigde verantwoording (bijvoorbeeld outputgericht in plaats van op activiteitenniveau). Dit verlaagt de administratieve lasten voor beide partijen.
Wat staat er in een subsidieconvenant ?
Een goed opgesteld subsidieconvenant bevat in ieder geval de volgende onderdelen:
- Partijen
De formele namen en vertegenwoordigers van de subsidieverstrekker en -ontvanger worden benoemd. - Looptijd van het convenant
De periode waarvoor het convenant geldt, inclusief eventuele mogelijkheden tot verlenging of tussentijdse herziening. - Doelstelling en context
Een beschrijving van het beleid waarop de subsidie is gebaseerd en de maatschappelijke doelen die partijen gezamenlijk nastreven. - Subsidieafspraken
Deze omvatten o.a. het subsidiebedrag, wijze van verstrekking (bijv. bevoorschotting), indexering, en eventuele aanvullende financieringsbronnen. - Prestatieafspraken en monitoring
Wat wordt er van de subsidieontvanger verwacht? Denk aan het aantal bereikte deelnemers, inhoudelijke resultaten, kwaliteitscriteria of samenwerkingsverplichtingen. - Verantwoording en controle
Hoe en wanneer moet de subsidieontvanger rapporteren? Wordt gebruikgemaakt van jaarverslagen, prestatieoverzichten of audits? - Overlegstructuur
Afspraken over periodiek overleg tussen de partijen, evaluatiemomenten en eventuele gezamenlijke bijsturing. - Wijzigings- en beëindigingsbepalingen
Voorwaarden waaronder het convenant tussentijds kan worden aangepast of beëindigd, bijvoorbeeld bij beleidswijzigingen of bestuurlijke heroriëntatie. - Rechtspositie ten opzichte van subsidiebeschikking
Vaak wordt expliciet opgenomen dat het convenant géén juridische subsidietoekenning is, en dat de formele subsidiebeschikking separaat wordt afgegeven.
Wanneer is een subsidieconvenant aan te raden?
Het opstellen van een subsidieconvenant is met name relevant in de volgende situaties:
- Bij structurele subsidies (bijvoorbeeld meerjarige financiering van welzijns- of cultuurinstellingen)
- Bij grote subsidiebedragen waar de financiële en maatschappelijke belangen hoog zijn
- Bij beleidsmatige samenwerking waarbij de subsidieontvanger ook een partnerrol heeft in de uitvoering van publiek beleid
- Bij verandertrajecten waarbij nieuwe afspraken over kwaliteit, innovatie of samenwerking worden gemaakt
In incidentele subsidietrajecten of wanneer sprake is van een eenvoudige aanvraag- en toekenningsprocedure, is een subsidieconvenant meestal niet nodig.