PIC-nummer ( Participant Identification Code )
Wanneer u als organisatie Europese subsidies aanvraagt, zoals via Horizon Europe, LIFE of Interreg, komt u al snel in aanraking met het PIC-nummer. Maar wat is dit nummer precies, waarom is het nodig, en hoe verkrijgt u het? In dit artikel leggen we alles uit over het Participant Identification Code (PIC), zodat u goed voorbereid bent op het Europese subsidieproces.
Een PIC-nummer (Participant Identification Code) is een uniek identificatienummer dat door de Europese Commissie wordt toegekend aan organisaties die deelnemen aan Europese subsidieprogramma’s. Denk daarbij aan programma’s als:
- Horizon Europe (onderzoek en innovatie)
- LIFE (milieu en klimaat)
- Erasmus+ (onderwijs en jongeren)
- Interreg (grensoverschrijdende samenwerking)
Het nummer bestaat uit 9 cijfers en is gekoppeld aan een digitaal profiel van uw organisatie binnen het EU Funding & Tenders Portal, het centrale online platform voor Europese subsidieregelingen. Via dit portaal worden subsidieaanvragen ingediend, geadministreerd en opgevolgd.
Het PIC-nummer fungeert als uw digitale visitekaartje bij de Europese Commissie. Hiermee worden administratieve gegevens zoals rechtsvorm, vestigingsadres en BTW-status automatisch opgehaald en gekoppeld aan uw aanvraag.
Waarom is een PIC-nummer nodig?
Het PIC-nummer speelt een sleutelrol in het subsidieproces. Er zijn meerdere redenen waarom dit nummer onmisbaar is:
- Efficiëntie en standaardisatie
De Europese Commissie verwerkt jaarlijks tienduizenden aanvragen. Dankzij het PIC-nummer kan zij gegevens van organisaties snel en gestandaardiseerd ophalen en verwerken, zonder dat u bij iedere aanvraag opnieuw dezelfde informatie hoeft aan te leveren. - Unieke identificatie
Er zijn binnen Europa veel organisaties met soortgelijke namen. Het PIC-nummer voorkomt verwarring doordat elke organisatie exact één uniek nummer heeft, gekoppeld aan haar officiële bedrijfsgegevens. - Voorwaarde voor subsidieaanvraag
Zonder geldig PIC-nummer kunt u geen aanvraag indienen binnen het Funding & Tenders Portal. Het is dus een verplichte stap in het aanvraagproces. - Samenwerking in consortia
Bij projecten met meerdere partners – zoals vaak vereist bij Horizon Europe – worden alle deelnemende organisaties met hun PIC-nummer in de aanvraag opgenomen. Zo wordt de rol en verantwoordelijkheid van elke partner duidelijk vastgelegd.
Hoe verkrijgt u een PIC-nummer ?
Het aanmaken van een PIC-nummer is relatief eenvoudig, maar vereist wel een zorgvuldige aanpak. Hieronder vindt u de stappen die u moet volgen:
- Account aanmaken op het EU Funding & Tenders Portal
U begint met het aanmaken van een persoonlijk EU-login-account via het Funding & Tenders Portal. Deze login is nodig om toegang te krijgen tot het registratieproces van uw organisatie.
- Registreren van uw organisatie
Met uw persoonlijke login gaat u naar het gedeelte “My Organisations” en kiest u voor “Register Organisation”. Vervolgens vult u een digitaal formulier in met gegevens over:
- Officiële naam van de organisatie
- Vestigingsland en -adres
- Juridische status (bijv. BV, stichting, universiteit)
- BTW-nummer
- Kamer van Koophandel-gegevens
- Contactpersoon binnen de organisatie (juridisch, fiscaal en algemeen)
- Uploaden van bewijsstukken
Om uw registratie te voltooien, moet u documenten uploaden ter verificatie, zoals:
- Uittreksel Kamer van Koophandel
- BTW-registratiebewijs
- Statuten of oprichtingsakte
- Jaarrekening (afhankelijk van type subsidie)
De Europese Commissie controleert deze documenten om de identiteit en rechtsgeldigheid van uw organisatie te verifiëren.
- Ontvangst van het PIC-nummer
Na het indienen en goedkeuren van de gegevens ontvangt u automatisch een PIC-nummer. Dit nummer kunt u vervolgens gebruiken bij toekomstige subsidieaanvragen.
Gevalideerde en voorlopige PIC-nummers
Er bestaan twee varianten van het PIC-nummer:
- Voorlopig PIC-nummer
U ontvangt direct een tijdelijk (voorlopig) PIC-nummer na registratie. Hiermee kunt u een aanvraag starten, maar de aanvraag wordt pas in behandeling genomen zodra het nummer is gevalideerd. - Gevalideerd PIC-nummer
Na controle door het Central Validation Service (CVS) van de Europese Commissie wordt het voorlopige nummer definitief gevalideerd. Alleen een gevalideerd PIC-nummer geeft volledige toegang tot alle subsidiefunctionaliteiten en is vereist bij het ondertekenen van een Grant Agreement.
Subwerk controleert voor u of alle documenten correct zijn aangeleverd en begeleidt u tot en met de validatie.
Wijzigingen en updates van uw PIC-profiel
Eenmaal geregistreerd blijft uw PIC-nummer geldig voor al uw toekomstige aanvragen. Toch is het belangrijk om uw gegevens actueel te houden. Is uw adres gewijzigd, heeft uw organisatie een nieuwe rechtsvorm of is er een fusie geweest? Dan moet u dit aanpassen in het portaal.
Subwerk kan u hierbij volledig ontzorgen door:
- De wijzigingen correct door te voeren
- Eventuele aanvullende documenten aan te leveren
- Te communiceren met het Validation Service team van de Europese Commissie
Een correct en gevalideerd PIC-nummer is een fundamentele bouwsteen voor iedere Europese subsidieaanvraag. Door deze administratieve stap zorgvuldig te regelen, voorkomt u vertraging of afwijzing van uw aanvraag. Subwerk staat voor u klaar om u hierbij volledig te ontzorgen, zodat u zich kunt richten op waar het écht om draait: het realiseren van impactvolle innovaties op Europees niveau.
Wilt u weten of uw organisatie al een geldig PIC-nummer heeft, of heeft u hulp nodig bij het registratieproces? Neem dan contact op met Subwerk voor een vrijblijvend adviesgesprek.